Au boulot

S’organiser pour gagner en efficacité et sérénité.

Organization road sign

S’organiser pour gagner en efficacité et diminuer le stress

Lorsque l’on parle de travail, il existe des mots qui reviennent sans cesse : productivité, efficacité et organisation. C’est très souvent ce dernier, « organisation » qui est à la base des deux autres ; comment être efficace et productif si l’on a déjà du mal à mettre en ordre ses idées et ses tâches ? Voici quelques pistes pour optimiser votre travail et vous aider à mieux vous organiser.

Listez les choses à faire

A l’apogée des anglicismes, on la nomme actuellement « To do list » ; une expression très à la mode dont le principe ne date pas d’hier. Lister, une à une, les choses que vous avez à faire vous permet non seulement de vous rendre compte du travail restant à effectuer mais vous aide également à ne rien oublier en cours de route. Lister veut dire prendre un carnet, un crayon (ou à défaut votre clavier) et écrire précisément ce que vous souhaitez accomplir sous forme de tirets. Libre à vous ensuite de hiérarchiser ou non ces idées. Il peut être bon de rédiger deux listes, voire trois : une pour les choses à effectuer dans la journée et une autre pour les tâches à accomplir sur le moyen ou long terme (semaine, mois). De cette façon, impossible de vous retrouver sans rien faire lorsqu’en réalité vous croulez sous le travail. Cette astuce qui attire parfois les moqueries de l’entourage est applicable au travail comme dans votre quotidien. La « To do list » (choses à faire) permet en outre de se libérer l’esprit : délesté du poids du « faut que je pense à… », le cerveau a davantage d’énergie pour les tâches proprement dites. Enfin, le fait de rayer les uns après les autres les items de votre liste procure une sensation de satisfaction et d’accomplissement excellente pour le moral.

Organisez votre temps en séquences

Dans votre travail, il est rare que vous ayez des choses exceptionnelles à accomplir. Les tâches à effectuer sont sensiblement les mêmes : coups de téléphone, rapports, traitement de dossiers, réunions… À bien y réfléchir, il ne devrait pas être compliqué d’y ajouter un peu de ritualisation. Et si vous vous fixiez un horaire ou plutôt une tranche horaire pour chaque tâche ? « À 8h, je fais le point sur mes mails ainsi qu’à 10h00 pour qu’à 10h30, je puisse passer mes appels. » Cette décision peut sembler étrange mais échapper aux sollicitations permanentes d’une boîte mail par exemple, c’est aussi se donner la possibilité de se consacrer pleinement à une chose et pas à une autre. Apprenez à séquencer votre temps et surtout à respecter les plages que vous vous fixez. Cela doit évidemment être une aide, un pense-bête, et non une contrainte. Le but est de diminuer le stress pour gagner en efficacité, pas de l’augmenter !

Octroyez-vous de réelles pauses

Lorsque l’on travaille trop ou à un rythme très soutenu, il arrive que le cerveau et même le corps nous signalent une saturation. Ces limites sont propres à chacun et il est nécessaire de les connaître pour ne pas les dépasser. Vous ne supportez plus un élève, un client, un dossier alors que votre collègue est un modèle de patience ? Grand bien lui fasse, vous avez vos limites, elle a les siennes. Vous la dépassez sûrement dans d’autres domaines. En attendant, pour que votre travail reste efficace, sachez vous laisser un temps de pause, un moment de détente, lors duquel vous pouvez vous vider la tête, seul ou autour d’un café entre collègues. S’organiser afin d’optimiser son travail, c’est aussi reconnaître que vous n’êtes pas une machine. Vous verrez rapidement que vous redoublerez d’efficacité après un temps d’arrêt. Jetez un coup d’œil sur nos quelques techniques de relaxation pour oublier le stress du bureau ici.

Se souvenir que l’informatique, c’est fantastique !

Que vous travailliez ou non sur un ordinateur, il convient de souligner que les nouvelles technologies sont entièrement au service des utilisateurs. Des centaines d’outils peuvent vous changer la vie et vous permettre de mieux organiser vos journées de travail. L’agenda électronique, sur ordinateur, tablette ou smartphone est aujourd’hui un indispensable. Vous pouvez y noter vos rendez-vous, vous mettre des rappels, prendre des notes et les épingler à une date précise… La rapidité et la simplicité d’utilisation de ce type d’outil laisse peu de place à l’hésitation : l’essayer c’est l’adopter, comme le disent les slogans. Vous pouvez même partager vos emploi du temps avec vos collègues ou votre famille et ainsi mutualiser les données. Dans le même esprit, plutôt que d’échanger une infinité de mails avec vos collègues, prenez l’initiative d’ouvrir des discussions communes. Applications, forums, services de stockage de données ou de partage d’informations, les propositions sont nombreuses. Elles vous feront gagner du temps et feront de vous un élément plus réactif au sein de votre équipe. Si vous travaillez seul, sachez que tous ces plus s’adressent aussi à vous, vous permettant de continuer et de retrouver votre travail sur n’importe quel ordinateur.

S’organiser, c’est trouver le moyen d’optimiser son temps de travail sans pour autant se mettre une pression supplémentaire. Ces conseils simples à suivre et à mettre en œuvre vous serviront, vous, mais également vos collègues et a posteriori l’ensemble de votre entreprise. Pour finir, n’oubliez pas que s’organiser peut aussi signifier communiquer ou bien même déléguer.

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